Проєкт «Інтеграція безоплатної правової допомоги в Гірську об’єднану територіальну громаду»
Відео вебінару https://youtu.be/osEQW_GrAAs
25 листопада відбувся вебінар «Нотаріальні дії в органах місцевого самоврядування» для посадових осіб місцевих рад, в ході якого розглянуто, як у населених пунктах, де немає нотаріусів, посадові особи органу місцевого самоврядування, на яких за рішенням відповідного органу місцевого самоврядування покладені відповідні повноваження, вчиняють нотаріальні дії. Це визначені статтею 37 Закону України «Про нотаріат», заходи щодо охорони спадкового майна, посвідчення заповітів, видання дублікатів посвідчених ними документів, засвідчення вірності копій (фотокопій) документів і виписок з них, тощо.
«На сьогодні актуальним та важливим питанням є вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування. Посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, з метою надання їм юридичної вірогідності — справа не з простих. Такі дії покладаються на уповноважених державою осіб — нотаріусів. Проте, враховуючи ринкову модель правових відносин та адміністративно-територіальний устрій України, правом здійснювати нотаріальні дії законодавець наділив у певних випадках й посадових осіб органів місцевого самоврядування. Важливо, щоб документи, нотаріально засвідчені такими посадовими особами, були грамотно юридично оформлені, оскільки в подальшому ці документи потрапляють у державні установи, до нотаріусів, правоохоронних органів, судів тощо», — зазначила тренерка проєкту Тетяна Водолазька.
Вчинення нотаріальних дій посадовими особами
органів місцевого самоврядування
На сьогоднішній день актуальним та важливим питанням є вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування.
Посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, з метою надання їм юридичної вірогідності — справа не з простих. Такі дії покладаються на уповноважених державою осіб — нотаріусів. Проте, враховуючи ринкову модель правових відносин та адміністративно-територіальний устрій України, правом здійснювати нотаріальні дії законодавець наділив у певних випадках й посадових осіб органів місцевого самоврядування. Важливо, щоб документи, нотаріально засвідчені такими посадовими особами, були грамотно юридично оформлені, оскільки в подальшому ці документи потрапляють у державні установи, до нотаріусів, правоохоронних органів, судів тощо.
Складність розгляду питань, пов’язаних з вчиненням нотаріальних дій посадовими особами місцевого самоврядування, полягає в тому, що цій темі не завжди приділялась потрібна кількість уваги. Тому зупинимось на окремих правових аспектах вчинення нотаріальних дій та дій, прирівняних до нотаріальних.
1.Загальні положення.
Відповідно до ст. 1 Закону України від 02.09.1993 № 3425-XII “Про нотаріат” нотаріат в Україні — це система органів і посадових осіб, на які покладено обов’язок посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, та вчиняти інші нотаріальні дії, передбачені Законом, з метою надання їм юридичної вірогідності.
Підпунктом 5 пункту «б» частини першої ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.1997 № 280/97-ВР, до делегованих повноважень виконавчих органів сільських, селищних, міських рад віднесено вчинення нотаріальних дій з питань, віднесених законом до їх відання.
Основними нормативно-правовими актами, що регулюють питання вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування є: Цивільний кодекс України, Закон України «Про нотаріат», Наказ Міністерства юстиції України від 11.11.2011 № 3306/5 «Про затвердження Порядку вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування», Постанова Кабінету Міністрів України від 15 червня 1994 р. № 419 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 6 липня 2006 р. № 940) «Про затвердження Порядку посвідчення заповітів і довіреностей, що прирівнюються до нотаріально посвідчених», Декрет Кабінету Міністрів України від 21 січня 1993 року № 7-93 «Про державне мито», Наказ Міністерства фінансів України від 07 липня 2012 року № 811 «Про затвердження Інструкції про порядок обчислення та справляння державного мита».
У населених пунктах, де немає нотаріусів, посадові особи органу місцевого самоврядування, на яких за рішенням відповідного органу місцевого самоврядування покладені відповідні повноваження, вчиняють нотаріальні дії, визначені статтею 37 Закону України «Про нотаріат»:
1) вживають заходів щодо охорони спадкового майна;
2) посвідчують заповіти (крім секретних);
3) видають дублікати посвідчених ними документів;
4) засвідчують вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них;
5) засвідчують справжність підпису на документах.
При цьому, посадові особи органів місцевого самоврядування не мають права оформляти документи, призначені для використання за кордоном.
Крім того, Законом України від 20.10.2014 № 1709-VII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо деяких питань спадкування», який набрав чинності з 1 січня 2016 року, надано повноваження посадовим особам органів місцевого самоврядування щодо видачі свідоцтва про право на спадщину, видачі свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя.
Крім нових повноважень у сфері здійснення нотаріальних дій органами місцевого самоврядування, які були закріплені Законом № 1709, були встановленні законодавцем кваліфікаційні вимоги до уповноважених посадових осіб органів місцевого самоврядування, які допускаються до вчинення таких нотаріальних дій, як видача свідоцтва про право на спадщину та видача свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя, а саме:
– така особа повинна мати вищу юридичну освіту;
– мати досвід роботи у галузі права не менше трьох років;
– пройти протягом року стажування у державній нотаріальній конторі або приватного нотаріуса та завершити навчання щодо роботи з єдиними та державними реєстрами, що функціонують в системі Міністерства юстиції України.
Щодо кваліфікаційних вимог, слід зазначити, що на сьогодні є доволі дискусійне питання щодо відповідності вимог, які висуваються до посадової особи місцевого самоврядування для отримання права вчиняти нотаріальні дії. Метою законодавчих змін щодо вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування було створення перш за все доступного механізму отримання нотаріальних послуг для мешканців сільських територій. Проте, враховуючи вимоги, які висуваються для вказаних посадових осіб для отримання права вчиняти нотаріальні дії, є підстава поміркувати, а навіщо проходити стажування, навчатися, мати вищу юридичну освіту тощо і не стати нотаріусом?
Додатково слід звернути увагу, що відповідно до статті 245 Цивільного кодексу України, а також п. 4 ч.2 ст.40 Закону “Про нотаріат” посадові особи органів місцевого самоврядування у населених пунктах, де немає нотаріусів, вчиняють дії, прирівняні до нотаріальних, а саме: посвідчують довіреності осіб, крім довіреностей на право розпорядження нерухомим майном, довіреностей на управління і розпорядження корпоративними правами та довіреностей на користування та розпорядження транспортними засобами.
Посадові особи органів місцевого самоврядування зобов’язані сприяти громадянам, підприємствам, установам і організаціям у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз’яснювати права і обов’язки, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду.
2.Загальні правила вчинення нотаріальних дій
На законодавчому рівні алгоритм вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування визначений Порядком вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2011 № 3306/52, та Цивільним кодексом України.
Місце вчинення дії. Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні органу місцевого самоврядування. В окремих випадках, коли громадянин не може з’явитися в зазначене приміщення, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаним приміщенням.
Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням органу місцевого самоврядування, то в посвідчувальному написі на документі і в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріальної дії із зазначенням адреси, а також причини, з якої нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням органу місцевого самоврядування (наприклад: “У зв’язку з хворобою заповідача заповіт посвідчено за адресою: село Жовтневе Переяслав-Хмельницького району Київської області, вул. Шкільна, 3, кв. 8”).
Строки вчинення дії. Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати в день подачі всіх необхідних документів. Оплата за вчинення нотаріальних дій виконавчими комітетами сільських, селищних, міських Рад провадиться відповідно до п. 3 ч. 1 ст. 2 Декрету “Про державне мито”.
Нотаріальна таємниця.Посадові особи органів місцевого самоврядування зобов’язані зберігати нотаріальну таємницю, навіть якщо їх діяльність обмежується наданням правової допомоги чи ознайомлення з документами і нотаріальна дія або дія, яка прирівнюється до нотаріальної, не вчинялась (ст. 8 Закону).
Обов’язок дотримання нотаріальної таємниці поширюється також на осіб, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв’язку з виконанням ними службових обов’язків чи іншої роботи, на осіб, залучених для вчинення нотаріальних дій у якості свідків, та на інших осіб, яким стали відомі відомості, що становлять предмет нотаріальної таємниці.
Пунктом 1.4. глави І Порядку передбачено, що довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у справах органу місцевого самоврядування, видаються в порядку, передбаченому статтею 8 Закону України „Про нотаріат”.
Довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи надаються посадовими особами органів місцевого самоврядування протягом десяти робочих днів на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв’язку з цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, з обов’язковим зазначенням номера справи та прикладенням гербової печатки відповідного органу.
Особи, винні в порушенні нотаріальної таємниці, несуть відповідальність у порядку, встановленому законом.
Мова нотаріального діловодства. Мова нотаріального діловодства визначається ст.9 Закону України “Про забезпечення функціонування української мови як державної”.
Якщо особа, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй перекладачем, про що зазначається в посвідчувальному написі.
Особа, що не володіє мовою, якою виготовлений документ, підписується тією мовою, яку вона знає.
Встановлення особи, яка звернулася за вчиненням дії. При вчиненні нотаріальної дії посадові особи органів місцевого самоврядування встановлюють особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, у порядку, визначеному статтею 43 Закону України “Про нотаріат”.
Встановлення особи здійснюється за паспортом або за іншими документами, які унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює). Посвідчення водія, особи моряка, інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, не можуть бути використані громадянином України для встановлення його особи під час укладення правочинів.
Особа віком до 14 років встановлюється за свідоцтвом про народження за умови підтвердження батьками (одним з батьків) того, що ця особа є їх дитиною.
У разі, якщо за фізичну особу, яка внаслідок фізичної вади, хвороби не може власноручно підписати заповіт чи заяву, підписується інша фізична особа, посадова особа органу місцевого самоврядування встановлює особу громадянина, що бере участь у нотаріальній дії, і особу громадянина, який підписався за нього. Копія документа, за яким встановлюється особа, долучається до примірника документа, який залишається у справах органу місцевого самоврядування.
Підписання документів. При посвідченні заповітів та засвідченні справжності підпису на документах перевіряється справжність підписів осіб, які звернулись за вчиненням нотаріальної дії.
Під час посвідчення заповіту та засвідчення справжності підпису на документах визначається обсяг цивільної дієздатності фізичної особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, у порядку, встановленому статтею 44 Закону України „Про нотаріат”.
Порядок підписання нотаріально посвідчуваних документів визначено статтею 45 Закону України „Про нотаріат”.
Глуха, німа або глухоніма фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, сама читає заповіт чи заяву і підписує його (її). Якщо така особа у зв’язку з хворобою або фізичною вадою не може підписати документ, то при вчиненні нотаріальної дії обов’язково повинна бути присутня особа (сурдоперекладач), яка може порозумітися з глухою, німою або глухонімою особою і підтвердити своїм підписом, що зміст заповіту, заяви відповідає волі учасника нотаріальної дії. Підпис особи (сурдоперекладача) проставляється після тексту заповіту, заяви. Від зазначеної особи вимагається документ, що підтверджує її кваліфікацію.
Витребування відомостей. Відповідно до статті 46 Закону України “Про нотаріат” посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, мають право витребувати від фізичних та юридичних осіб відомості й документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії.
Обмеження при вчиненні нотаріальної дії. Відповідно до статті 9 Закону України “Про нотаріат” посадова особа органу місцевого самоврядування, яка вчиняє нотаріальні дії, не має права вчиняти нотаріальні дії на своє ім’я і від свого імені, на ім’я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їхніх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім’я та від імені працівників даного органу місцевого самоврядування. Посадові особи органів місцевого самоврядування не мають права вчиняти нотаріальні дії також на ім’я і від імені даного органу місцевого самоврядування.
У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються нотаріусом чи у будь-якому іншому органі місцевого самоврядування.
Вимоги до документів, що подаються для вчинення нотаріальної дії, визначені статтею 47 Закону України „Про нотаріат”. Тексти нотаріально посвідчуваних заповітів, заяв, дублікатів нотаріальних документів, засвідчуваних копій (фотокопій) документів і витягів з них повинні бути написані зрозуміло і чітко, дати, що стосуються змісту заповітів, заяв, повинні бути позначені хоча б один раз словами. Прізвища, імена та по батькові фізичних осіб, їх місця проживання та реєстраційні номери облікових карток платників податків за даними Державного реєстру фізичних осіб – платників податків повинні бути написані повністю, а у випадках, передбачених законами, – із зазначенням дати їх народження.
Якщо особа через свої релігійні переконання у встановленому законом порядку відмовилась від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, посадова особа органу місцевого самоврядування перевіряє цей факт за її паспортом. Копія сторінки паспорта з відміткою про наявність у такої особи права здійснювати будь-які платежі без реєстраційного номера облікової картки платника податків залишається у справах органу місцевого самоврядування.
У разі якщо документи, що посвідчуються (засвідчуються), викладені на двох і більше аркушах, вони повинні бути прошиті, аркуші їх пронумеровані, про що повинен бути зроблений відповідний запис, завірений підписом посадової особи органу місцевого самоврядування, скріплений гербовою печаткою відповідного органу місцевого самоврядування на зворотному боці останнього аркуша. Наприклад: “Прошито, пронумеровано і скріплено печаткою п’ять аркушів” (посада, підпис і гербова печатка відповідного органу місцевого самоврядування).
Вчинення посвідчувальних написів. Посвідчення заповітів, засвідчення вірності копій (фотокопій) документів і виписок з них, засвідчення справжності підпису на документах, видача дубліката посвідченого документа здійснюються шляхом вчинення посвідчувальних написів на відповідних документах, які підписуються посадовою особою органу місцевого самоврядування і скріплюються гербовою печаткою відповідного органу місцевого самоврядування, форми яких наведені у додатках до Порядку.
Посвідчувальний напис повинен бути написаний зрозуміло, чітко, без підчисток. Дописки чи виправлення, зроблені у тексті посвідчувального напису, застерігаються посадовою особою органу місцевого самоврядування, яка вчинила нотаріальну дію, після посвідчувального напису і скріплюються її підписом та печаткою органу місцевого самоврядування із зазначенням дати.
Для застосування посвідчувальних написів можуть використовуватись штампи з текстом відповідного напису. Для оформлення нотаріальних документів також можуть застосовуватися мастичні штампи зі словами “копія”, “копія з копії”, “дублікат, що має силу оригіналу”, “згідно з оригіналом” тощо.
Посвідчувальний напис на заповіті вміщується після підпису громадянина на тій самій сторінці чи на звороті документа. Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений на прикріпленому до документа аркуші паперу. У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш із продовженням посвідчувального напису скріплюються у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності. Аркуші повинні бути пронумеровані, кількість їх засвідчена підписом посадової особи органу місцевого самоврядування, скріпленим печаткою цього органу.
Реєстрація нотаріальної дії. Усі нотаріальні дії, які вчиняються посадовою особою органу місцевого самоврядування, реєструються в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій органу місцевого самоврядування у порядку, передбаченому статтею 52 Закону України „Про нотаріат” та Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 23.12.2010 за № 1318/18613 (далі – Правила).
Видача дублікатів. У разі втрати або зіпсування заповіту, посвідченого посадовою особою органу місцевого самоврядування, за письмовою заявою заповідача видається дублікат втраченого (зіпсованого) заповіту згідно з порядком, передбаченим статтею 53 Закону України „Про нотаріат”.
Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям лише після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після пред’явлення ними свідоцтв про смерть заповідача і померлого спадкоємця.
Дублікат заповіту повинен містити весь текст посвідченого документа.
На дублікаті заповіту робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката посадова особа органу місцевого самоврядування робить відмітку на примірнику документа, який зберігається в наряді (справі) органу місцевого самоврядування, із зазначенням дати, підпису посадової особи, яка видала дублікат документа, та прикладенням печатки органу місцевого самоврядування.
Заходи, що вживаються нотаріусом або посадовою особою, яка вчиняє нотаріальні дії, при виявленні порушення законодавства. Посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, у разі виявлення при вчиненні нотаріальних дій порушення законодавства негайно повідомляють про це відповідні правоохоронні органи для вжиття необхідних заходів.
Якщо справжність поданого документа викликає сумнів, посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, мають право залишити цей документ і надіслати його до експертної установи (експерта) для проведення експертизи, оплата якої здійснюється в установленому законом порядку.
У разі виявлення посадовою особою органу місцевого самоврядування, яка вчиняє нотаріальну дію, що нею допущено помилку при вчиненні нотаріальної дії або що вчинена нотаріальна дія не відповідає законодавству, посадова особа органу місцевого самоврядування зобов’язана повідомити про це осіб, стосовно яких вчинено нотаріальну дію, для вжиття заходів щодо скасування зазначеної нотаріальної дії відповідно до законодавства.
Відмова у вчиненні нотаріальних дій.Порядок та перелік підстав відмови посадовою особою органу місцевого самоврядування у вчиненні нотаріальної дії визначено статтею 49 Закону України „Про нотаріат”.
Посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, відмовляє у вчиненні нотаріальної дії, якщо:
1) вчинення такої дії суперечить законодавству України; 2) не подано відомості (інформацію) та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії; 3) дія підлягає вчиненню іншим нотаріусом або посадовою особою, яка вчиняє нотаріальні дії; 4) є сумніви у тому, що фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, усвідомлює значення, зміст, правові наслідки цієї дії або ця особа діє під впливом насильства; 5) з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась особа, яка в установленому порядку визнана недієздатною, або уповноважений представник не має необхідних повноважень; 6) правочин, що укладається від імені юридичної особи, суперечить цілям, зазначеним у їх статуті чи положенні, або виходить за межі їх діяльності; 7) особа, яка звернулася з проханням про вчинення нотаріальної дії, не внесла плату за її вчинення; 8) особа, яка звернулася з проханням про вчинення нотаріальної дії, не внесла встановлені законодавством платежі, пов’язані з її вчиненням; 9) в інших випадках, передбачених цим Законом.
Посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам, встановленим у статті 47 Закону України “Про нотаріат”, або містять відомості, передбачені частиною третьою статті 47 цього Закону.
Посадовій особі, яка вчиняє нотаріальні дії, забороняється безпідставно відмовляти у вчиненні нотаріальної дії.
На вимогу особи, якій відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, зобов’язана викласти причини відмови в письмовій формі і роз’яснити порядок її оскарження. Про відмову у вчиненні нотаріальної дії протягом трьох робочих днів виноситься відповідну постанова.
Вебінар проведено у межах проєкту «Інтеграція безоплатної правової допомоги в Гірську об’єднану територіальну громаду», що реалізовується ГО «Вибір» за технічного адміністрування РЦ «ГУРТ» у межах Програми ООН із відновлення та розбудови миру за фінансової підтримки урядів Данії, Швейцарії та Швеції. Погляди учасників, висловлені під час вебінара, не обов’язково відображають позицію та погляди Програми та урядів Данії, Швейцарії та Швеції.
Програму ООН із відновлення та розбудови миру реалізують чотири агентства ООН: Програма розвитку ООН (ПРООН), Структура ООН з питань гендерної рівності та розширення прав і можливостей жінок (ООН Жінки), Фонд ООН у галузі народонаселення (UNFPA) і Продовольча та сільськогосподарська організація ООН (ФАО).
Програму підтримують тринадцять міжнародних партнерів: Європейський Союз (ЄС), Європейський інвестиційний банк (ЄІБ), Посольство США в Україні, а також уряди Великої Британії, Данії, Канади, Нідерландів, Німеччини, Норвегії, Польщі, Швейцарії, Швеції та Японії. Європейський інвестиційний банк (ЄІБ), Посольство США в Україні, а також уряди Великої Британії, Данії, Канади, Нідерландів, Німеччини, Норвегії, Польщі, Швейцарії, Швеції та Японії.